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Elektronische Signatur — DocuSign

Zugehörige Dienste

Elektronische Dokumentenverwaltung DocuSign-Unternehmenswebsite

Auch bekannt als E-Signatur oder DocuSign .

CUIT bietet DocuSign, eine führende Lösung zur Verwaltung elektronischer Signaturen. Zwischen DocuSign und der Columbia University wurde eine Unternehmenslizenz ausgehandelt, die es jedem Mitarbeiter der Columbia University ermöglicht, ein DocuSign-Konto zu erstellen. Während die Erstellung eines DocuSign-Kontos kostenlos ist, ist jeder Umschlag (Transaktion) mit Kosten verbunden.

DocuSign ist ein sicherer Cloud-Dienst, der elektronische Signaturtechnologie zum Signieren von Dokumenten und zur Erstellung von Dokumentensignatur-Workflows bereitstellt. Mit DocuSign können Sie den Prozess der Unterzeichnung von Dokumenten und der Weiterleitung von Dokumenten durch einen Überprüfungs- und Genehmigungszyklus optimieren. Neben Signaturen ermöglicht DocuSign den Unterzeichnern auch, ihre Initialen, ihren vollständigen Namen, ihre E-Mail-Adresse, das Datum der Unterschrift und alle anderen Feldtypen hinzuzufügen, die für die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens erforderlich sind.

Elektronische Unterschriften werden vom Unterzeichner validiert und haben die gleiche Rechtsverbindlichkeit wie eine handschriftliche Unterschrift. Da DocuSign in eine Reihe der am häufigsten verwendeten Anwendungen integriert ist (z. B. die Google-Technologien, die dem LionMail-System von Columbia zugrunde liegen), ist es für Dozenten und Mitarbeiter der Universität eine bequeme Möglichkeit, Signaturen zu erfassen und zu verwalten.

Top-Funktionen von DocuSign

  • Umfangreiche Unterstützung von Dokumentenformaten : DocuSign unterstützt praktisch jede Art von Dokumentdateityp aus den meisten Anwendungen – wie Microsoft Word, Excel und PowerPoint – um sicherzustellen, dass alle Ihre wichtigen Dokumente zur Unterschrift gesendet werden können. DocuSign erkennt auch PDF-Dokumente und markiert Formularfelder automatisch für die Dateneingabe durch Unterzeichner.
    • Zu den unterstützten Dateiformaten gehören .doc, .docx, .pdf, .xls, xlsx, .txt und viele andere.
  • Anpassbare Formularfelder : Leiten Sie Ihre Dokumentempfänger an, innerhalb von Sekunden an den richtigen Stellen zu unterschreiben und zu initialisieren. Verwenden Sie Standard-Tags, um Unterschriften, Initialen, Namen, Titel, Firmennamen und andere relevante Informationen zu sammeln – oder ändern Sie sie für bestimmte Zwecke und speichern Sie sie als benutzerdefinierte Tags für die zukünftige Verwendung.
    • Zu den verfügbaren Tags gehören Unterschriften, Initialen, Namen, Titel, Firmennamen, Text, Zahlen, Währung, Notizen und mehr.
    • DocuSign bietet robuste Formularfunktionen, einschließlich Kontrollkästchen, Optionsfelder, Dropdown-Tags sowie Text-, Zahlen- und Währungsfelder.
  • Datenvalidierung : Beschränken Sie den Datentyp, der in ein beliebiges ausgewähltes Feld eingegeben wird, um Dateneingabefehler und das erneute Senden von Dokumenten zu vermeiden.
    • Validierungswerte umfassen Text, E-Mail, Telefonnummer, Datum, 5-stellige Postleitzahl, 9-stellige Postleitzahl, Sozialversicherungsnummer und Maskierung regulärer Ausdrücke.
  • Erweiterte Feldformatierung und Logik : Automatisieren Sie die Dokumentlogik mit den erweiterten Formular- und Feldvalidierungsfunktionen von DocuSign.
    • Verwenden Sie bedingte Felder, um Daten auszublenden oder anzuzeigen, die basierend auf der Antwort eines Unterzeichners auf andere Felder erfasst werden müssen.
    • Bei Berechnete Felder werden Werte dynamisch basierend auf Eingaben in andere Felder berechnet.
    • Gesperrte Felder schützen Daten, die Sie nicht ändern möchten, und verknüpfte Felder stellen sicher, dass alle Änderungen in allen identischen Feldern widergespiegelt werden.
  • Feld- und Dokument-Markup : Aktivieren Sie bestimmte Felder, damit sie von nachgeordneten Unterzeichnern bearbeitet werden können. DocuSign verwaltet die Änderungen und fordert die Initialen anderer Parteien an, bevor eine Änderung akzeptiert wird. Der Transaktionsverlauf verfolgt alle abgeschlossenen Änderungen.
  • Flexibler Arbeitsablauf : Leiten Sie Dokumente in serieller, paralleler und gemischter Sequenzierung an mehrere Benutzer weiter, um Ihren idealen Prozess zu erfüllen. Fordern Sie die Benutzer auf, einzeln oder alle gleichzeitig zu unterschreiben.
    • Erstellen Sie Vorlagen für häufig verwendete Dokumente: Bereiten Sie Dokumente für den schnellen Versand mit wiederverwendbaren Vorlagen vor, die Tags und Feldplatzierung, Workflow-Routing und andere Einstellungen speichern. Vorlagen standardisieren Prozesse, verkürzen die Vorbereitungszeit und ermöglichen eine durchgängige Automatisierung Ihrer Signatur-Workflows.
    • Flexible Berechtigungen: Definieren Sie die Aktionen jedes Empfängers in Ihrem Workflow, z. B. Signieren, Bearbeiten, Anfordern von Unterzeichner-Anhängen oder einfach ein Dokument genehmigen. DocuSign hat mehrere Rollen, die Ihnen helfen, Ihren Workflow an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.
  • Mehrere Ebenen für die Authentifizierung : Stellen Sie sicher, dass Ihre Unterzeichner die sind, für die sie sich ausgeben. Mehrere Authentifizierungsebenen erhöhen die von Unterzeichnern geforderten Schwellenwerte, um ihre Identität nachzuweisen, bevor Zugriff auf Dokumente gewährt wird.
    • Zu den Authentifizierungsmethoden gehören E-Mail, SMS-Text, Telefon und eine Reihe anderer Optionen, um sicherzustellen, dass die Person, die das Dokument signiert, die ist, die sie vorgibt zu sein.
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FAQ

Kann DocuSign verwendet werden, um jede Signatur zu erfassen?

Die elektronische Signatur unterliegt den folgenden Richtlinien der Columbia University:

  • Richtlinie zur elektronischen Signatur der Columbia University
  • Richtlinie zur akzeptablen Nutzung von Informationsressourcen der Columbia University
  • IT-Richtlinien der Columbia University

Wann sollte ich DocuSign verwenden?

DocuSign ist eine ideale Lösung, wenn Sie häufig Unterschriften erfassen müssen und Ihre Liste der Dokumentgenehmiger ziemlich konsistent ist. Wenn Sie beispielsweise häufig Mitglieder Ihres Unternehmens benötigen, um ein bestimmtes Richtliniendokument zu unterzeichnen und dieses Dokument von einer konsistenten Gruppe von Genehmigern oder deren Stellvertretern überprüft und genehmigt werden muss, ist DocuSign die ideale Lösung, um diesen Prozess zu automatisieren.

Von der Verwendung von DocuSign wird nur in Fällen abgeraten, in denen Dokumente erhebliche Bearbeitungen oder Kommentare durch den Unterzeichner oder die Genehmiger erfordern, wenn der Genehmigungsprozess nicht klar definiert oder außergewöhnlich komplex ist oder wenn eine Unterschrift wie handschriftlich erscheinen muss. In diesen Fällen empfehlen wir Ihnen, Ihre bestehenden Prozesse für Unterschriften und Genehmigungen weiter zu verwenden.

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